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連鎖批發新版GSP指南

 

前言

流通之星是廣州鑫誼計算機科技有限公司根據多年的實施和對企業流程的理解而開發的一套涵蓋了連鎖管理、連鎖零售、連鎖批發、連鎖配送、批發、批兼零、小零售業等核心的基本業態,在功能上充分考慮了各業態的不同特點,符合國家對于流通行業企業管理,為各流通企業提供了一套規范、科學、實用、易于操作的管理解決方案,為企業的經營、管理和全方位的綜合業務拓展了提供了一個優秀的經營管理一體化平臺。

 

本《操作手冊》是針對批發與連鎖企業檢查新版GSP指導文檔。用戶須仔細閱讀本操作手冊,了解本系統構架、各模塊及功能情況,并在產品提供商的指導下進行。

 

對于用戶在實際系統操作中所遇到,本《操作手冊》中未有涉及的相關操作,請與鑫誼科技技術部取得聯系,獲得相應解決辦法及操作指導。

目     錄

前言 2

目     錄 3

第一部分 GSP軟件實施設置 3

第一章 系統設置說明 3

第二章 首營品種 4

第三章 首營企業 7

第四章 商品資料基本字段 8

第五章 單位基本字段與范圍更改 9

第六章 采購流程 11

第七章 銷售流程 19

第八章 GSP檢查報表 27

第二部分 附錄GSP檢查大崗 30

第一章 倉庫現場檢查 30

第二章 文檔,制度,證書材料現場檢查 40

第三章 檢查軟件系統流程 44

第一部分 GSP軟件實施設置

第一章 系統設置說明

★功能位置:系統維護-》系統設置定義

 

左手邊選擇系統控制,左手邊找到下面這一項:


 

功能說明:嚴格按新版GSP規定出入庫,如果為是,那么錄單的時候,一定嚴格按照GSP規定,必須把單位的經營范圍錄全,證件有效期不過期才能正常開出單據。

 

左手邊選擇另一項,采購開票單是否一定根據訂單來錄入

 

功能說明:如果為是,那么在錄入收貨單的時候,一定必須跟據上一流程的訂單內容,進行錄入。如果非訂單里面的產品,無法錄入

第二章 首營品種

 

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP管理-》首營品種GSP管理

 

說明:根據GSP規定,首營品種登記需要四步走,先進行首營品種登記,再進行各部門的審批工作。、

 

第一步:先提取商品資料庫的商品資料,進行登記

第二步:購銷部提取企業資料進行審核,填入審核意見

第三步:質量部提取首營品種,填入審核意見

第四步:質量部負責人,提取,進行最后一步的審核

最后一步:可以在首營商品一覽表中查詢,右鍵單據再現,并且打印首營報表

 

 

 

第三章 首營企業

 

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP管理-》首營企業GSP管理

 

 

說明:根據GSP規定,首營企業登記需要四步走,先進行首營企業登記,再進行各部門的審批工作。

 

第一步:先提取單位資料庫的資料,進行登記

注意:經營范圍一并錄入

 

第二步:購銷部提取商品資料進行審核,填入審核意見

第三步:質量部提取首營企業,填入審核意見

第四步:質量部負責人,提取,進行最后一步的審核

最后一步:可以在首營企業一覽表中查詢,右鍵單據再現,并且打印首營報表

 

 

第四章 商品資料基本字段

★執行功能:資料管理-》商品資料-》商品料維護

 

GSP檢查時必須填寫的字段,如下表:(類別,用藥分類,存儲類別,管理級別,是否重點養護)

 

特別注意:如果類別為特殊藥品,那么此商品為含麻黃,前臺一次銷售不能超過二盒。

 

第五章 單位基本字段與范圍更改

★執行功能:資料管理-》單位資料維護

 

 

更改各項有效期至,在錄入首營企業中,已自動填上,修改時可以在此處修改

 

★執行功能:GSP管理-》2013新版-》首營企業GSP管理-》企業經營范圍修改

 

錄入單位資料,更改經營范圍,保存即可

第六章 采購流程

注意:根據新版GSP的規定,批發與連鎖企業采購流程走以下操作方式:采購訂單,采購收貨單,采購GSP驗收,采購入庫的流程,如果設置里面已經把嚴格按照GSP規定出入庫改為是,那么,證件以及經營范圍一定要錄全,否則,無法開單。注意的是,其中采購收貨單發現有冷鏈商品的,需要登記冷鏈信息,如果遇到商品是特殊藥品的,即含麻黃的,需要進行雙人二次審核。流程如圖:

 

 

★第一步: 執行功能:采購管理-》采購進貨管理-》采購訂單

 

 

錄入供貨單位,訂貨明細等信息,完成點擊入帳

 

 

 

★第二步:執行功能:采購管理-》采購進貨管理-》采購收貨單

 

 

 

在輔助功能中,提取采購訂單

 

 

提取后,批號,生產日期,有效日期,數量等信息,完成之后,保存即可


注:如果采購訂單的條數比較多,收貨用下面的方式進行掃描入庫

 

 

直接雙擊訂貨單編號,選擇訂單:

 

在商品處進行條碼掃描,錄入商品的生產日期等信息

 

注:如果商品的管理級別為冷鏈商品的,需要錄入運輸條件等字段,如果沒有錄入,系統不讓保存

 

要填入以下信息:運輸條件,運輸方式,運輸設備,起運日期,到運日期,起運溫度,到運溫度

★第三步:執行功能:采購管理-》采購進貨管理-》采購驗收雙人審核

 

 

如果收貨單里面存在特殊商品,需要進行雙人審核,進入之后,直接選擇單據點擊審核確定即可

 

 

 

★第四步:執行功能:采購管理-》采購進貨管理-》采購入庫GSP驗收

 

 

進入后,進行提取單據

 

 

選擇已經收貨完貨的采購單據

 

進行驗收結論的填寫

 

 

★第五步:執行功能:采購管理-》采購進貨管理-》采購入庫單

 

 

提取驗收完的單據進行入庫,生成庫存以及應收應付

 

選擇入庫單據

 

 

第七章 銷售流程

注意:根據新版GSP的規定,批發企業銷售流程走以下操作方式:銷售訂單,銷售出庫單,出庫GSP復核,出庫單,出庫車輛登記的流程,如果設置里面已經把嚴格按照GSP規定出入庫改為是,那么,證件以及經營范圍一定要錄全,否則,無法開單。流程如下圖:

 

 

 

★第一步:執行功能:批發管理-》銷售出庫管理-》銷售訂單

 

 

錄入銷售商品明細,點擊保存

 

★第二步:執行功能:批發管理-》銷售出庫管理-》銷售出貨單

 

 

直接提取訂單進行出庫,對批號,數量,品種,進行核對

 

 

完成后,直接點擊保存

★第三步:執行功能:批發管理-》銷售出庫管理-》銷售出貨GSP復核

 

 

直接提取銷售出庫單進行復核

 

★第四步:執行功能:批發管理-》銷售出庫管理-》銷售出貨單

 

 

直接提取銷售GSP驗收單進行出庫

 

選擇單據

 

保存出庫,生成應收應付款

 

★第五步:執行功能:批發管理-》銷售出庫管理-》送貨人維護以及出庫運輸單

 

選擇錄入送貨員(以后除了修改或新增外,無須重復錄入)

錄入送貨員,車牌號等信息,雙擊送貨單,直接錄入送貨單的明細。

錄入完保存即可,系統把相對應的信息進行了登記

 

 

第八章 GSP檢查報表

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP-》采購GSP報表-》采購購進入庫記錄

 

 

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP-》零售門店GSP報表-》GSP拆零商品銷售

 

 

 

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP-》零售門店GSP報表-》GSP陳列藥品檢查

 

 

 

 

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP-》零售門店GSP報表-》GSP商品資料庫存

 

 

 

主要檢查下面的字段有沒有填寫

 

 

其他報表操作方法和上面一致,就不一一介紹了,具體位置如下:

★執行功能:GSP管理-》2013新版GSP

 

 

 

 

第二部分 附錄GSP檢查大崗

第一章 倉庫現場檢查

項目1:倉庫啟用溫濕度儀器與系統:能否自動報警,能否正常顯示數據以及備份數據

 

 

項目2:硬件設備,防蚊燈管,打開的老鼠籠,發電機,排風口,滅蚊器,滅火器,安全貨梯

 

 

 

 

 

項目3:貨架與倉庫管理:正確的標簽,干凈整齊的貨架,冷庫,冷藏設備,無線溫度儀

 

 


 

 

 

第九章 文檔,制度,證書材料現場檢查

項目1:檢查相對應的制度(打印稿)

 

 

項目2:檢查相對應的證書

 

 

 

 

 

 

第十章 檢查軟件系統流程

檢查方法:每個崗位的人員相繼進去操作并回答提問的問題

 

 

 

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